Das Home-Office verändert unsere gewohnte tägliche Routine und bringt Herausforderungen mit sich, wie man den Arbeitsalltag strukturiert, sein Home-Office einrichtet, produktiv ist und sich nicht von der häuslichen Umgebung ablenken lässt und effektiv mit virtuellen Werkzeugen kommuniziert.
Das Coronavirus Sars-CoV-2 hat sich schnell zu einer globale Pandemie entwickelt. Täglich sind Bürgerinnen und Bürger mit neuen Informationen konfrontiert: abgesagte Großveranstaltungen, ausfallender Unterricht an Schulen, kurzfristige Einreiseverbote und ausgerufene Quarantänezonen. Die Politik reagiert mit teils drastischen Maßnahmen, um die Ausbreitung von Infektionen gering zu halten. „Flatten the Curve“ heißt das Gebot der Stunde: Die Ausbreitung der Infektionen soll so stark wie möglich verlangsamt werden, damit das Gesundheitssystem nicht unter dem Andrang vieler gleichzeitig Erkrankter kollabiert.
Auch Unternehmen können helfen, die Ansteckungskurve flach zu halten. Vor allem Firmen mit digitalen Arbeits- und Kommunikationsprozessen haben ein Werkzeug zur Hand, das von großer Bedeutung ist: das Homeoffice. Indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten und so der Kontakt mit anderen Menschen auf ein Minimum beschränkt wird, ist auch das Infektionsrisiko gesenkt. Schon allein durch den ausfallenden Arbeitsweg: Die Berliner Verkehrsbetriebe stellten 2017 beispielsweise einen Fahrgastrekord von 1.064 Millionen Fahrgästen auf. Das sind mehr als 2,9 Millionen Fahrten pro Tag, in denen Beschäftigte sich potenziell bei anderen Mitfahrerinnen und Mitfahrern anstecken können – sei es durch unachtsames Husten und Niesen oder durch den Kontakt mit zurückgelassenen Viren an Fahrkartenautomaten, Türknöpfen und anderen Oberflächen. Wer im Homeoffice arbeitet, muss sich um den Arbeitsweg nicht sorgen.
Doch auch innerhalb der Belegschaft wird das Risiko, andere Kolleginnen und Kollegen anzustecken, drastisch minimiert. Im Unternehmen sitzt das Team nah beieinander. Wir teilen den Kaffeeautomaten, benutzen gemeinsam Drucker und Scanner, gehen die gleichen Wege und öffnen Türen, Fenster und Schubladen. Wir benutzen Wasserhähne und bedienen Lichtschalter. Bakterien und Viren können so von Mensch zu Mensch übertragen werden. Produzierende Unternehmen müssen sich diesem potenziellen Infektionsrisiko zumeist stellen und versuchen es durch verschärfte Hygienestandards und konkrete Verhaltensregeln gering zu halten. Unternehmen, deren Arbeitsprozesse überwiegend digital stattfinden, können hingegen leicht den Arbeitsort der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die heimischen vier Wände verlegen – und so dafür sorgen, dass Bakterien und Viren sich nicht verbreiten. [1]
Dieser Beitrag mit dem Schwerpunkt „Homeoffice während der Corona Notlage“ beleuchtet die Herausforderungen, die der Veränderungsprozess in Coroanzeit mit sich bringt und zeigt Management- als auch technische Lösungen sowie Methoden auf, um diese Herausforderungen im Home Office Alltag zu meistern.
Nun, ja, es wird Herausforderungen geben, die von allen, die planen, Büros oder Arbeitsplätze zu Hause einzurichten, gelöst werden müssen. Es wird einzigartige Herausforderungen für das Management, die technische Einrichtung und sogar für die Mitarbeiter geben. Aus den durchgeführten Umfragen geht hervor, dass die drei größten Herausforderungen bei der Homeofficearbeit sind:
1. Kommunikation
2. Mangelndesoziale Kontakte,
3. Isolationund Einsamkeit [2]
Führungskräfte und Unternehmensleiter müssen ihre Mitarbeiter vor allem durch eine geeignete Infrastruktur vorbereiten. Verfügen ihre Mitarbeiter über den erforderlichen Zugang und die erforderliche Technologie, um von zu Hause ausweiterarbeiten zu können? Es wäre hilfreich, wenn die Mitarbeiter neben Laptops auch Headsets und Software zu Hause zur Verfügung haben.
Für diejenigen, die nicht über diese Voraussetzungen verfügen, muss sich die Unternehmensleitung Gedanken darüber machen, wie schnell sichergestellt werden kann, dass jeder zu Hause arbeiten kann, ohne dass sich jemand zurückgelassen fühlt. Als Nächstes müssen wir damit beginnen, eine gute“Work-from-home“-Kultur zu schaffen. Dies setzt eine ständige Kommunikation und Zugänglichkeit voraus, nicht nur für die Arbeitnehmer, sondern vor allem fürdie Führungskräfte.
Diejenigen, die neu in die virtuelle Arbeitswelt einsteigen, brauchen vielleicht ein paar aufmunternde Worte von ihren unmittelbaren Vorgesetzten sowie eine Klärung der Arbeitsziele. Die Arbeitnehmer sollten dem Unternehmen das gleiche Vertrauen entgegenbringen, das sie hatten, als sie sich physisch zur Arbeit im Büro gemeldet haben. Dann wärees großartig, wenn regelmäßige Treffen abgehalten würden, bei denen sich allesehen und hören können (Neeley, 2020).[3]
1. Schnelles Umschalten zwischen Heimarbeitsplätzen
COVID-19 hat die europäischen Länder, insbesondere Deutschland, fest im Griff. Die Vorankündigungszeit war recht kurz, da in zahlreichen Unternehmen noch keine Home-OfficeEinrichtungen eingerichtet werden konnten. Daher ist es wichtig, das Arbeiten von Heimarbeitsplätzen aus so schnell wie möglich zu ermöglichen.
2. Sichere Datenübertragung und -speicherung
Da jeder Mitarbeiter über sichere Datenleitungen einfachen Zugang zu jedem Laufwerk und Verzeichnis auf dem internen Server des Unternehmens oder der angeschlossenen Cloud hat, muss die Datenübertragung verschlüsselt oder über ein besonders geschütztes VPN oder Virtual PrivateNetwork erfolgen. Anders verhält es sichbei der Internetverbindung zu Hause, wo die Datenleitungen in der Regel offenbleiben.
3. Verwendungvon Smartphones und virtuellen Laufwerken
Dies ist besonders dann wichtig, wenn auch mobil gearbeitet werden muss, da es ebenfalls Situationen gibt, in denen Sie während des Transports bestimmte Daten benötigen. Daher ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Daten auf mehreren Geräten verfügbar bleiben. Mittlerweile können die virtuellen Laufwerke von One Drive die Lösung für kostengünstigesund sicheres Arbeiten im Heimbüro sein.
Diese virtuellen Laufwerke können beim schnellen und sicheren Übergang zur Arbeit von einem Heimbüro aus helfen. Sie schaffen kollektive Arbeitsstationen inder Cloud und stellen so eine Verbindung zwischen dem physischen Arbeitsplatzund dem Home-Office her. Die virtuellen Orte entsprechen allen deutschen Standards für Datensicherheit und Datenschutzund sind zudem revisionssicher konzipiert (Team Drive). [4]
Sofern Sie nicht zusätzlich zu Ihrer Vollzeit-Büroarbeitvirtuelle Arbeit geleistet haben, erfordert der Wechsel zu einer reinen Heimarbeit eine gewisse psychologische Vorbereitung. Wenn Sie die richtige Einstellung entwickeln, dass die Arbeit in der Realität überall erledigt werden kann, und Sie nicht nurfür die unerwarteten Vorteile der Heimarbeit dankbar sind, wird der Übergang ein Kinderspiel sein.
Natürlich wird es auch einige einsame Momente geben! Andererseits haben Sie die Möglichkeit, Ihre Gedanken auf die positiven Dinge zu lenken. Wären Sie nicht ein bisschen glücklicher, wenn Sie darüber nachdenkenwürden, wie viel Zeit und Geld Sie sparen können, wenn Sie nicht mehr zurArbeit fahren müssen und Kleidung für die Büroarbeit kaufen können? In der Zwischenzeit braucht Ihr Tagesablauf nicht wirklich viel optimiert zu werden.
In Wirklichkeit ist alles gleich, außer dass Sie Ihr Zuhause nicht zur Arbeit verlassen müssen. Das bedeutet: Wenn Ihre übliche Arbeitszeit von acht Uhr morgens bis fünf Uhrnachmittags dauert, dann halten Sie sich trotzdem an diese Arbeitszeiten(Kolakowski, 2019). Sie erhalten nachwie vor die gleiche Kaffee- und Mittagspause und tragen im Falle von Videogesprächen angemessene Kleidung.
Alles, was man also braucht, ist eine proaktive und positive Denkweise. Als Gegenleistung für dieZeitersparnis auf dem Weg zur Arbeit können Sie diese Zeit für die regelmäßige Online-Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten und Ihren Teamkollegen nutzen. Es bedeutet auch nicht, dass Sie IhrenTagesplaner nicht mehr benötigen, weil Sie von zu Hause aus arbeiten.
Um ehrlich zu sein, werden Sie Ihren Tagesplaner mehr denn je benötigen, weil niemand da sein wird, um Sie an eine anstehende Aufgabe zu erinnern. Wenn Sie anfangen, über alles nachzudenken, werden Sie wahrscheinlich erkennen, dass die Herausforderung in Ihrer Geschwindigkeit liegt, sich auf die erforderliche Schicht einzustellen.
Manager müssen bestimmte explizite Richtlinien vor Orthaben, wie z.B. alle Telefone aus, volle Aufmerksamkeit und Teilnahme, keine Überprüfung von E-Mails oder Multitasking. Dann muss das Management darauf vertrauen, dass die Regeln eingehalten werden. Es ist jedoch hilfreich, wennregelmäßig Videokonferenzen abgehalten werden, um die Einhaltung der Regeln zuüberprüfen, und sie dienen außerdem als Motivationsmittel für das Personal.
Machen Sie sich bewusst, dass einige Mitarbeiter vielleichtgerade erst anfangen, von zu Hause aus arbeiten zu lernen, also gehen Sie ihnen geduldig nach und überprüfen Sie sie. Fragen Sie, wie es ihnen geht, stellen Sie Fragen über die laufenden Arbeiten, nehmen Sie ihre Schwierigkeiten zur Kenntnis und teilen Sie Ihreeigenen Erfahrungen mit der Online-Arbeit mit.
Dann können Sie zu Ihren wichtigsten Diskussionsthemen übergehen. Verfolgen Sie dieBesprechungen schließlich online mit E-Mails oder Nachrichten, umsicherzustellen, dass die Mitarbeiter Sie richtig verstanden haben und dass siemit dem Ergebnis einverstanden sind.
Wer weiss das schon? Vielleicht finden Sie das covid-19 als Katalysator für Sie, um Wege zufinden, wie Sie Ihr Unternehmen mit dem Home-Office kostengünstiger betreiben können, als mit einem physischen Arbeitsplatz.
[1] Dörner, S.; Weck, A. Corona Home Office Guide.
[2] Prokopets, M. 11 BestPractices for WorkingRemotely. Retrieved from https://usefyi.com/remote-work-best-practices/
[3] Neeley, T. (2020). 15Questions About Remote Work,Answered. Harvard Business Review. Retrieved fromhttps://hbr.org/2020/03/15-questions-about-remote-work-answered
[4] Team Drive.https://teamdrive.com/en/homeoffice-because-of-corona/
[5] Kolakowski, N. (2019). 7Effective Remote WorkTips and Best Practices. Retrieved fromhttps://insights.dice.com/2019/05/06/7-effective-remote-work-tips-best-practices/