Meetings nehmen immer mehr Arbeitsstunden der Mitarbeiter in Anspruch. Da ist es ärgerlich, wenn die Zeit für Meetings nicht effizient und zielführend genutzt wird und keine Zeit mehr für konzentrierte Arbeitsphasen bleibt. Dieser Leitfaden gibt Prinzipien an die Hand, Meetings effizient und zielführend zu gestalten und ressourcen-schonend mit der Zeit der Mitarbeiter umzugehen.
In vielen Unternehmen gehören Meetings zum Alltag und sind für das Funktionieren komplexer Organisationen unverzichtbar. Meetings vereinen die Vorteile Dinge von Angesicht zu Angesicht besprechen zu können, kollaboratives Arbeiten sowie Entscheidungen zu treffen und Probleme gemeinschaftlich zu lösen. Allerdings nehmen Meetings immer mehr Stunden im Arbeitstag in Anspruch. Führungskräfte zum Beispiel verbringen pro Woche durchschnittlich 23 Stunden in Meetings. In den 60er Jahren waren es noch weniger als 10 Stunden.
Dabei werden Meetings auch oft als Zeitverschwendung empfunden, weil häufig die Vorbereitung nicht effizient und die Vorgehensweise nicht zielführend ist. Das ist ärgerlich,denn die für Meetings aufgeopferte Zeit fehlt am Ende für die eigene Arbeit und unterbricht die „Deep Work Phasen“, in denen man sich ohne Ablenkung auf herausfordernde Aufgaben konzentrieren kann. Die Unterbrechungen von Deep-Work-Phasen geschieht immer häufiger und führt dazu, dass Mitarbeiter früher zur Arbeit kommen,Überstunden machen oder das Wochenende nutzen, um in Ruhe konzentriert zuarbeiten.
Aber es gibt Möglichkeiten, effektive und effiziente Besprechungen durchzuführen, die Ihre Mitarbeiter mit Energie und Begeisterung für ihre Arbeit erfüllen. Die folgenden Schritte sollen dabei helfen, Meetings effektiv zu gestalten und die kostbare Zeit der Mitarbeiter zu schonen.
Bevor die Agenda aufgestellt wird und Teilnehmer eingeladen werden, sollte zunächst geprüft werden, was mit dem Meeting erreicht werden soll. Der Zweck des Meetings könnte zum Beispiel darin bestehen die Meilensteine für die Jahresziele des Teams zu ermitteln. Das Ziel würde dann darin bestehen, die Termine und die Verantwortlichkeiten für die einzelnen Meilensteine festzulegen.
Es gibt Mitarbeiter, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen, aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Dahersollte darauf geachtet werden Teilnehmer einzuladen, die etwas zum Thema beitragen können, entscheidende Kenntnisse mitbringen und kreative und konstruktive Vorschläge einbringen können.
Nachdem der Zweck, die Zielstellung und geeigneten Teilnehmer identifiziert wurden, kann nun eine Tagesordnung erstellt werden, um die Diskussion auf Kurs zu halten. Hierzu können zunächst Themen skizziert werden, die dann in einem nächsten Schritt in einer sinnvollen zeitlichen Abfolge strukturiert werden und ein Zeitfenster zugeordnet wird.
Die Agenda sollte im Vorab an die Teilnehmer versendet werden. Auf diese Weise haben die Teilnehmer Zeit, sich mit Diskussionsthemen vertraut zu machen, erforderliche Informationen vorzubereiten oder vor dem Meeting Fragen zu stellen. Dies gibt auch anderen die Möglichkeit, Themen hinzuzufügen oder vorzuschlagen, wenn etwas fehlt.
Notizen dienen als schriftliche Aufzeichnung der Diskussion, Entscheidungen und nächsten Schritte. Sie sind auch hilfreich für Personen, die nicht an einer Besprechung teilnehmen konnten. Es ist daher ratsam vor Beginn des Meetings einen Protokollanten zu bestimmen, der das Protokoll anhand der Agenda strukturiert. Auf diese Weise wissen die Teilnehmer später genau, wo sie suchen müssen, wenn sie auf Entscheidungen zu Meilensteinen und Projekten verweisen müssen, die aus Ihrem Meeting hervorgegangen sind.
Das Meeting kann mit einer Anekdote begonnen werden, um die Teilnehmer gezielt aus den täglichen Denktrott zu befreien und für neue Themen zu öffnen. Eine positive Stimmung fördert den Auftakt und den Verlauf des ganzen Meetings, wohingegen eine negative Stimmung das Engagement der Teilnehmer nachteilig beeinträchtigen kann. Mit dem Stellen von Fragen kann man die Aufmerksamkeit der Teilnehmer gewinnen und hier einen guten Übergang von der Begrüßung in die Diskussionspunkte fördern.
Falls während des Meetings keine Diskussionen stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt.
Es kann aber auch der Fall eintreten, dass sich der Teilnehmerkreis eher aus introvertierten Charakteren zusammensetzt und sich deshalb niemand zu Wort meldet. Hier können direkte Ansprache helfen, um die Diskussion zu fördern oder eher passive Teilnehmer in die Diskussion mit einzubeziehen.
Feedback ist eine große Chance die nächsten Meetings zu verbessern und einen Abgleich von Selbst- und Fremdwahrnehmung vorzunehmen. Daher sollte man die Teilenehmer um Feedback bitten und erfragen, was Sie gut fanden, was gestört hat und was Sie sich für kommende Meetings wünschen würden. Auf diese Weise können im Unternehmen die Meetings kontinuierlich verbessert werden.
Dabei gibt es verschiedene Feedbackmethoden, die zum Einsatz kommen können und in den Meeting-Regeln formuliert werden können. Gängige Feedbackmethoden sind z.B.: Keep, Drop, Change oder WWW-Feedback(Wahrnehmung, Wirkung, Wunsch).
In einem Meeting findet ein Austausch von vielen Informationen statt, welche es gilt auf das Wesentliche zu reduzieren. Hier kann es ratsam sein, ein Ergebnisprotokoll zu führen und die Informationen nach Entscheidungen (E), Offenen Punkten (O) und Terminen (T) zustrukturieren. Damit wird es für die Teilnehmer im Nachgang einfacher ist, sich schnell eine Übersicht zu den relevanten Informationen des Meetings zu machen. Die aus dem Meeting entstehenden To-Do’s sollte eine eindeutige Verantwortlichkeit und Deadline zugeteilt werden. Im letzten Schritt wird das Protokoll mit Ergebnissen und den Next Steps an alle Teilnehmer und relevante Stakeholder versendet.
Auch wenn in einem Termin alle einer Meinung waren und sich auf klare nächste Schritte verständigt haben, heißt das nicht, dass hieran auch gearbeitet wird. Deshalb sollte man als Organisator eines Termins entweder selbst dafür sorgen, dass die To-Do‘s auch wirklich bearbeitet werden, oder aber man benennt einen Verantwortlichen hierfür. Auch kann es Sinn machen, sich in regelmäßigen Abständen einen Status zukommen zu lassen – entweder schriftlich oder in einem Follow-Up-Termin.
Berücksichtigt man die Grundprinzipien bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Meetings Schritt für Schritt hat man einen großen Hebel,um Meeting effektiv zu gestalten und für die Mitarbeiter die wichtige Ressource Zeit zu schonen.